用KTS來提升辦公效率與服務(wù)能力KTS(KeyTelephoneSystem)即集團(tuán)電話系統(tǒng)如果說十年前人們還在接受這個(gè)概念，那么到今天KTS已經(jīng)成為日常辦公與業(yè)務(wù)處理必不可少的通信工具。KTS為人們提供了 端到端 (EndtoEnd)的溝通方式，也提供了 多方會(huì)談 (Multi-partyConference)的協(xié)同工作能力。下面，我們從KTS的幾種典型應(yīng)用入手，來說明KTS如何提升辦公效率與服務(wù)能力。一、標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用如圖所示，安裝一套具備m個(gè)外線(中繼線)端口、n個(gè)分機(jī)端口的KTS主機(jī)，連接相應(yīng)的電話機(jī)(數(shù)字型/模擬專用型/模擬普通型)或傳真機(jī)即可，當(dāng)然也可選用電話計(jì)費(fèi)管理系統(tǒng)，分機(jī)端口連接MODEM亦可支持計(jì)算機(jī)撥號(hào)訪問因特網(wǎng)。其經(jīng)常采用的功能和應(yīng)用方式如下： 對(duì)外界打來的電話，指定一名或若干名專門人員接聽并負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)接。 轉(zhuǎn)接電話、多方會(huì)談(例如3方或4方)、多線保留是工作人員頻繁操作的功能。 內(nèi)部分機(jī)之間可以互相撥叫。 撥打外線一般規(guī)定權(quán)限。例如，A分機(jī)只能撥叫本地電話，B分機(jī)可以撥叫國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途，C分機(jī)可以撥叫國(guó)際長(zhǎng)途；或者，員工撥叫長(zhǎng)途電話需要輸入各自 密碼 ，而撥叫本地電話無(wú)需輸?quot;密碼 對(duì)使用電話情況，可以通過電話計(jì)費(fèi)管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查詢。 一些KTS采用數(shù)字電話機(jī)或?qū)Ｓ秒娫挋C(jī)后，可以支持對(duì)方(來話)電話號(hào)碼顯示功能。 依據(jù)每種KTS的不同，還可實(shí)現(xiàn)其允許的其它很多功能，在此不再一一敘述。二、專業(yè)應(yīng)用用KTS來提升辦公效率與服務(wù)能力 CTI(ComputerandTelephoneIntegrating)即 計(jì)算機(jī)與電話集成 。CTI技術(shù)與KTS結(jié)合在一起，已經(jīng)廣泛應(yīng)用于CallCenter(呼叫中心)領(lǐng)域，讓計(jì)算機(jī)24小時(shí)地去自動(dòng)答復(fù)一些頻度較高的問題。實(shí)際上語(yǔ)音信箱運(yùn)用的就是一種典型的CTI技術(shù)，CTI的其它應(yīng)用舉例：針對(duì)客戶服務(wù)與咨詢，允許打入電話者通過電話機(jī)按鍵來查詢所需要的信息(例如：產(chǎn)品防偽查詢、政府公告、銀行匯率、產(chǎn)品報(bào)價(jià)、股市行情、電視節(jié)目等等)；也支持自動(dòng)傳真回復(fù)，找到相應(yīng)信息后，只要按一下傳真機(jī)的Start(開始)鍵，就可以及時(shí)獲得一份傳真；還可以支持在線交易和在線業(yè)務(wù)等(例如對(duì)于在線電話銀行和證券交易所，用戶輸入自己的帳號(hào)、密碼等之后，可以完成在線交易；又例如電視臺(tái)經(jīng)常組織的電話投票和競(jìng)猜的活動(dòng)，也是通過CTI技術(shù)來實(shí)現(xiàn))。三、組網(wǎng)應(yīng)用所謂KTS組網(wǎng)，在這里是指：把位于不同城市或地域的幾臺(tái)KTS組成一個(gè)大的專用通信網(wǎng)，彼此之間可以直接撥打?qū)Ψ降姆謾C(jī)號(hào)碼，地理位置不同的工作人員就象在同一臺(tái)大型的KTS下辦公一樣。例如，某公司北京、上海分支機(jī)構(gòu)的內(nèi)部分機(jī)號(hào)碼分別是1XXX和2XXX，北京員工A要給上海員工B(分機(jī)號(hào)碼假定為2345)撥打電話，A就可以直接撥號(hào) 2345 。通過多種線路和方式可以進(jìn)行KTS組網(wǎng)。以下我們通過最常用的E M線路進(jìn)行說明：1、通過服務(wù)提供商(例如中國(guó)電信)的E M線路組網(wǎng)首先要求兩地的KTS都可以連接E M線路并支持組網(wǎng)功能。其次根據(jù)需要，向有關(guān)服務(wù)提供商申請(qǐng)n路的E M線路，然后對(duì)不同的分支機(jī)構(gòu)合理分配分機(jī)號(hào)碼資源，對(duì)KTS進(jìn)行組網(wǎng)設(shè)置。這樣，對(duì)于北京和上海分支機(jī)構(gòu)之間的內(nèi)部通話，今后就可以簡(jiǎn)便地互撥內(nèi)部分機(jī)號(hào)碼。對(duì)于生意機(jī)會(huì)和客戶服務(wù)，北京的工作人員也可以迅速把電話轉(zhuǎn)給上海的某位人員，而不至于在千變?nèi)f化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中轉(zhuǎn)瞬之間喪失掉客戶線索。各分支機(jī)構(gòu)的外線(中繼線)連接到PSTN或ISDN上，以保持和外界的電話聯(lián)系。既然組成了統(tǒng)一的KTS，就可以發(fā)揮出集團(tuán)電話系統(tǒng)的很多功能。2、一體化網(wǎng)絡(luò)----與計(jì)算機(jī)廣域網(wǎng)結(jié)合在一起的電話通信網(wǎng)越來越多的企事業(yè)單位已經(jīng)或正在準(zhǔn)備把其遍布全國(guó)(或全球)的眾多分支機(jī)構(gòu)局域網(wǎng)(LAN)組成一個(gè)廣域網(wǎng)(WAN)，他們申請(qǐng)了數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)租用線路(DDN)或采用幀中繼(FrameRelay)、虛擬專用網(wǎng)(VPN)方案來營(yíng)造跨地區(qū)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。這里需要提醒的是：請(qǐng)您不要忘記利用這些廣域網(wǎng)通道，同時(shí)也可以建設(shè)起電話通信網(wǎng)，有效地利用資源，使投入產(chǎn)出比更加合理。為了組建Data/Voice一體化網(wǎng)絡(luò)，請(qǐng)選擇那種支持E M端口的路由設(shè)備。在這樣的數(shù)據(jù)和話音廣域網(wǎng)復(fù)用通道中，可以保證質(zhì)量的典型的話音傳輸已經(jīng)被壓縮到每路8Kbps，您可以依據(jù)業(yè)務(wù)和辦公需要來決定最大的話音通道數(shù)量。綜合上述，選擇一套合適的KTS，將大幅度提高您的辦公效率與服務(wù)能力?？梢愿鶕?jù)用戶的不同需求量身定制電話通信系統(tǒng)方案，并使之為您發(fā)揮出最大的效績(jī)。